Jak łatwiej uruchamiać programy Office?

Każdy kto często korzysta z pakietu Office może sobie ułatwić życie i przyspieszyć uruchamianie aktualnie potrzebnego programu i w ten sposób zaoszczędzić trochę czasu. Sposoby, które opiszę dalej można również zastosować prawie do każdego programu zainstalowanego w systemie Windows. Dla dużej grupy użytkowników być może będą one trywialne, ale mam nadzieję, że znajdą się osoby, którym to pomoże.

Jak odnaleźć program zainstalowany w Windows 10?

Każdy zainstalowany program można znaleźć posługując się wyszukiwarką systemową. Wyszukiwarka systemowa dostępna jest z lewej strony paska zadań pod ikonką lupy

lub w postaci pola do wyszukiwania

Jeśli na pasku nie ma ikonki lupy ani pola do wyszukiwania, trzeba po wciśnięciu PPM (prawy przycisk myszy) na pasku zadań włączyć wedle uznania albo ikonę wyszukiwania, albo pole wyszukiwania.

Następnie wpisujemy nazwę poszukiwanego programu np. Excel:

Interesuje nas oczywiście pierwszy wynik, czyli zaznaczona aplikacja Excel 2016. Teraz kiedy już „namierzyliśmy” skrót do programu może go wykorzystać do łatwiejszego uruchamiania aplikacji.

Jak dodać skrót na pulpicie?

Tworzenie skrótów na pulpicie jest bardzo popularne wśród użytkowników systemu Windows. Skróty możemy tworzyć między innymi do programów, katalogów, plików i stron internetowych. Dopóki panujemy nad zawartością pulpitu oczywiście nie ma w tym nic złego. Jeśli jednak pulpit jest zapełniony wszelkiego rodzaju skrótami i dokumentami o niezbyt jasnych nazwach szybko tracimy orientację i niepotrzebnie marnujemy czas na odnalezienie potrzebnego elementu. Dodatkowo po jakimś czasie możemy zapomnieć, który dokument czego dotyczy i później tracimy czas i nerwy, zupełnie niepotrzebnie przeszukując kolejne elementy na pulpicie.

Osobiście staram się trzymać na pulpicie jak najmniej elementów. Traktuję pulpit podobnie jak biurko – czym mniej elementów – tym lepiej. Wolę od razu zapisać aktualnie używany dokument w utworzonym wcześniej katalogu (najczęściej w OneDrive), a skróty do najczęściej używanych programów umieszczam na pasku zadań.

Oczywiście jest to kwestia własnych preferencji i jeśli chcemy mieć skróty do programów na pulpicie można to zrobić tak.

Po wyszukaniu programu (np. Excel) klikamy PPM i wybieramy opcję „Otwórz lokalizację pliku”.

W eksploratorze plików otwiera się okienko menu startowego ze skrótami do wszystkich programów.

Z listy skrótów wybieramy skrót do interesującego nas programu, ponownie klikamy PPM i wybieramy kolejno: „Wyślij do”, „Pulpit (utwórz skrót)”.

W ten sposób na pulpicie zostanie utworzony skrót do wybranego elementu. Nawiasem mówiąc jest to zwykła operacja kopiowania i dokładnie ten sam efekt osiągniemy po prostu kopiując skrót z wcześniej otwartego okienka menu startowego na pulpit. Po umieszczeniu wszystkich potrzebnych skrótów, pulpit może na przykład wyglądać tak:

Umieszczanie skrótów na pulpicie ma jedną drobną niedogodność, otóż pulpit jest oczywiście zasłonięty okienkiem na przykład aktualnie używanego programu. Szybki dostęp do pulpitu możemy uzyskać używając skrótu klawiszowego „Windows + D”, wybierając PPM na pasku zadań polecenie „Pokaż pulpit”

lub klikając LPM (lewy przycisk myszy) na wąskim obszarze paska zadań, z prawej strony, za ikoną powiadomień.

Jak dodać lub usunąć skrót do i z obszaru startowego?

Obszar startowy to miejsce obok tradycyjnego menu start, do którego mamy dostęp po wybraniu przycisku Windows (w lewym rogu paska zadań) lub po wciśnięciu klawisza Windows na klawiaturze (tego ze znaczkiem Windows, najczęściej między lewym klawiszem Control i Alt). Można w nim utworzyć skróty do najczęściej używanych programów, dokumentów, katalogów itp. i mieć do nich szybki dostęp.

Po wyszukaniu aplikacji klikamy PPM i jak nietrudno się domyśleć wybieramy pozycję „Przypnij do obszaru startowego”.

Powoduje to umieszczenie skrótu do wybranego programu w obszarze startowym. Skróty w obszarze startowym można według własnego uznania dodatkowo dowolnie organizować w grupy.

Po dodaniu kilku skrótów i zorganizowaniu ich w grupę, może to wyglądać na przykład tak:

Jeśli po jakimś czasie dojdziemy jednak do wniosku, że chcemy usunąć skrót z obszaru startowego, możemy to oczywiście zrobić.

Pierwszy sposób to kliknąć PPM nad skrótem w obszarze startowym i wybrać „Odepnij od obszaru startowego”.

Drugi sposób to wybrać to samo polecenie w menu wyszukiwania dla danej aplikacji:

Jak dodać lub usunąć skrót do i z paska zadań?

Analogicznie możemy dodać skrót do aplikacji do paska zadań. W tym celu po odszukaniu skrótu do programu wybieramy oczywiście opcję „Przypnij do paska zadań”.

Jeśli po jakimś czasie zmienimy zdanie możemy oczywiście odpiąć skrót od paska zadań wybierając odpowiednią opcję, w menu po wyszukaniu programu:

Druga możliwość do kliknięcie PPM na skrócie na pasku zadań i wybranie odpowiedniej opcji z podręcznego menu:

Przy okazji widać, że dodanie skrótu do paska pozwala również na szybszy dostęp do ostatnio używanych dokumentów, które pokazują się liście nad przypiętym skrótem. Zawartość tej listy zmienia się dynamicznie, w zależności od tego, które dokumenty są otwierane w danej aplikacji. Dodatkowo możemy taki dokument przypiąć na stałe do listy ostatnio używanych plików. Wystarczy kliknąć ikonkę pinezki umieszczoną obok nazwy pliku:

Po wykonaniu tej operacji, w menu podręcznym skrótu pojawi się druga lista „Przypięte”, zawierająca oczywiście wszystkie wcześniej przypięte dokumenty:

Trzeba pamiętać, że dana aplikacja nie sprawdza czy przypięty dokument cały czas znajduje się tam, gdzie był w momencie przypięcia do listy. Jeśli zostanie zmieniona nazwa pliku, zostanie on przeniesiony lub usunięty – skrót na liście przypiętych plików przestanie działać.

W momencie, gdy skrót do dokumentu nie jest już potrzebny lub przestał działać, możemy go oczywiście odpiąć, klikając ponownie ikonkę pinezki, tym razem ze znakiem kasowania:

Jak dodać skrót klawiszowy do programu?

Prawdopodobnie raczej rzadko stosowana jest możliwość dodawania własnego skrótu klawiszowego do uruchamiania konkretnego programu. Tę możliwość udostępnia nam system i polega ona na stworzeniu skrótu klawiszowego, którego użycie powoduje otworzenie wcześniej stworzonego skrótu, uruchomienie programu, otworzenie pliku, katalogu czy strony internetowej.

Przy wybieraniu kombinacji klawiszy, której chcemy użyć trzeba zachować ostrożność, aby nie korzystać z takiej jaka jest już używana przez system czy dany program. W przypadku systemu w języku polskim dodatkowo trzeba pamiętać o klawiszach używanych do wprowadzania polskich znaków diakrytycznych.

Dobrze wybrany skrót klawiszowy ma tę zaletę, że działa w każdym momencie, niezależnie od aktualnie uruchomionych programów.

Już istniejące w systemie i aplikacjach Office skróty klawiszowe można sprawdzić sobie na przykład tutaj: Skróty klawiszowe w Windows i aplikacjach.

Skróty własne można stworzyć na przykład w ten sposób.

Zaznaczamy skrót do programu (na przykład skrót do Excela na pulpicie) i PPM wybieramy „Właściwości”.

Następnie w otwartym okienku, ustawiamy kursor w polu „Klawisz skrótu” i wciskamy wybraną kombinację klawiszy.

Klikamy LPM na przycisk „Zastosuj” i od tej pory (w tym konkretnym przypadku) wciśnięcie kombinacji klawiszy „Alt + F12” spowoduje uruchomienie programu Excel.

Jeśli chcemy zmienić lub usunąć skrót klawiszowy wystarczy ponownie w polu „Klawisz skrótu”, we właściwościach wybranego elementu, odpowiednio zmienić lub usunąć wprowadzoną kombinację klawiszy.

Jak wykorzystać klawisze programowalne w klawiaturze?

Jeśli posługujemy się klawiaturą z programowalnymi klawiszami mamy kolejną możliwość, aby wykorzystać to do szybszego uruchamiania wybranych aplikacji, na przykład programów z pakietu Office.

Osobiście używam zestawu bezprzewodowej myszki i klawiatury firmy Microsoft i w tym przypadku musiałem doinstalować program „Microsoft Mouse and Keyboard Center”, służący między innymi do zmiany funkcji jakie pełnią poszczególne klawisze. Na poniższej ilustracji widoczne jest akurat menu pozwalające przypisać odpowiednie działanie 5 różnym klawiszom. Co ciekawe mogą one być wykorzystane do uruchamiania pozycji z paska zadań, do uruchamiania dowolnej zainstalowanej aplikacji, otwierania określonej strony internetowej lub otwarcie konkretnego pliku.

W przypadku tego konkretnego zestawu klawiatury i myszki istnieje jeszcze jedna bardzo ciekawa funkcjonalność, otóż działanie klawiszy programowalnych może się zmieniać w zależności od aktualnie używanego programu. Czyli ten sam klawisz może wywoływać jedną czynność np. w Wordzie, a zupełnie inną w Excelu. W przypadku, gdy nasza praca w jakiejś części polega na wykonywaniu powtarzalnych czynności warto poświęcić trochę czasu i odpowiednio skonfigurować już posiadany sprzęt. W przypadku innych klawiatur czy myszek niezbędne będzie posłużenie się innym oprogramowaniem, ale każdy szanujący się producent dostarcza lub udostępnia je bezpłatnie. Warto więc spróbować.

Jak wykorzystać program „Mój Office”?

„Mój Office” to bezpłatna aplikacja firmy Microsoft, dostępna w sklepie Microsoft, pod tym adresem.

Po jej zainstalowaniu otrzymujemy jeszcze jeden sposób na uruchamianie programów z pakietu Office i łatwiejszy dostęp do ostatnio używanych dokumentów. Dodatkowe zalety to dostęp do konta związanego z subskrypcją Office i do bezpłatnych materiałów szkoleniowych. Czy program „Mój Office” może być bardzo użyteczny to oczywiście kwestia własnych preferencji, ale na pewno warto go wypróbować.

Jak wykorzystać dodatkowe oprogramowanie?

I chyba ostatnia możliwość przyspieszenia i ułatwienia uruchamiania programów Office i nie tylko – to użycie dodatkowo zainstalowanych programów specjalnie przeznaczonych do tworzenia skrótów czy automatyzacji wielu czynności. Osobiście nie używam dodatkowego oprogramowania więc trudno jest mi wskazać i polecić coś z czystym sumieniem. Jak zwykle można oczywiście skorzystać z pomocy „wujka Google” i samodzielnie wyszukać, przetestować i zastosować jakieś rozwiązanie. Bez trudu można znaleźć wiele takich poczynając od najprostszych jak na przykład „Wise Hotkey”, aż do bardzo rozbudowanego skryptowego języka programowania typu open source umożliwiającego automatyzację akcji wykonywanych za pomocą klawiatury i myszki w systemie Windows, czyli „AutoHotkey”.

Zakończenie

Starałem się opisać w miarę przystępnie sposoby na łatwiejsze uruchamianie programów Office i dostęp do tworzonych z ich pomocą dokumentów. Możliwości jest sporo i prawie każdy może znaleźć coś dla siebie (mam nadzieję). Jeśli znacie jeszcze inne ułatwienia chętnie się o nich dowiem.